Biaya Operasional Kendaraan Melonjak? Ini 5 Cara Biar Lebih Efisien Untuk Perusahaan

Biaya operasional perusahaan yang terus meningkat tidak selalu berasal dari satu pengeluaran besar. Justru, pembengkakan sering muncul dari berbagai pengeluaran kecil yang terus berulang.

Contohnya biaya transportasi yang meningkat, kendaraan operasional yang jarang digunakan tetapi tetap membutuhkan perawatan, pengiriman barang yang tidak terjadwal dengan baik, hingga penggunaan kendaraan dengan kapasitas yang tidak sesuai kebutuhan.

Semakin besar aktivitas perusahaan, semakin penting pula untuk mengetahui biaya mana yang memang diperlukan dan biaya mana yang sebenarnya masih bisa dioptimalkan.

1. Audit Pengeluaran Operasional Secara Rutin

Periksa kembali pengeluaran rutin dan kelompokkan berdasarkan kebutuhan, misalnya:

• transportasi dan distribusi,
• kendaraan operasional,
• perawatan dan servis,
• bahan bakar,
• kebutuhan kantor,
• biaya proyek,
• hingga pengeluaran tidak terduga.

Dari sini perusahaan bisa melihat pos mana yang mengalami kenaikan paling besar.

Jangan hanya melihat total pengeluaran. Bandingkan juga dengan seberapa besar manfaat atau produktivitas yang dihasilkan dari biaya tersebut.

2. Bedakan Biaya Tetap dan Biaya yang Bisa Disesuaikan

Tidak semua biaya operasional perusahaan memiliki karakter yang sama.

Ada biaya yang tetap harus dibayar meskipun aktivitas sedang turun. Ada pula biaya yang bisa disesuaikan berdasarkan kebutuhan.

Kendaraan operasional menjadi contoh yang mudah.

Ketika perusahaan memiliki kendaraan sendiri, ada sejumlah biaya yang tetap muncul meskipun kendaraan sedang jarang digunakan, seperti pajak, perawatan berkala, asuransi dan biaya pengelolaan kendaraan.

Karena itu, perusahaan perlu mengevaluasi apakah seluruh aset operasional yang dimiliki memang digunakan secara produktif.

Jika sebuah kebutuhan hanya muncul pada periode tertentu, menggunakan sistem berdasarkan kebutuhan bisa menjadi alternatif dibanding menambah biaya tetap baru.

3. Sesuaikan Kendaraan dengan Kebutuhan Distribusi

Menggunakan kendaraan yang tidak sesuai kebutuhan juga bisa membuat biaya menjadi kurang efisien.

Misalnya, perusahaan menggunakan kendaraan berkapasitas terlalu kecil sehingga pengiriman harus dilakukan beberapa kali. Sebaliknya, menggunakan truk berkapasitas besar untuk membawa barang dalam jumlah sedikit juga belum tentu menjadi pilihan yang tepat.

Sebelum menentukan kendaraan, perhatikan beberapa hal:

• berat dan volume barang,
• jumlah barang yang dikirim,
• jarak perjalanan,
• akses jalan menuju lokasi,
• frekuensi pengiriman,
• serta kebutuhan pengiriman dalam kota atau antarkota.

Dengan begitu, perusahaan bisa memilih kendaraan berdasarkan kebutuhan aktual, bukan sekadar kendaraan yang tersedia.

Untuk kebutuhan distribusi barang, pilihan kendaraan juga bisa berbeda. Barang ringan mungkin cukup menggunakan truk box berkapasitas kecil, sedangkan kebutuhan distribusi dalam jumlah lebih besar membutuhkan kendaraan dengan kapasitas yang lebih tinggi.

4. Evaluasi Armada yang Jarang Digunakan

Punya banyak kendaraan belum tentu berarti operasional lebih efisien.

Jika sebuah kendaraan hanya digunakan beberapa kali dalam sebulan tetapi perusahaan tetap harus menanggung biaya perawatan, pajak, administrasi dan pengelolaannya, perusahaan perlu menghitung kembali tingkat pemanfaatan kendaraan tersebut.

Pertanyaan sederhananya:

Seberapa sering kendaraan ini benar-benar digunakan untuk menghasilkan aktivitas produktif bagi perusahaan?

Jika utilisasinya rendah, perusahaan dapat mempertimbangkan apakah kebutuhan tersebut memang harus dipenuhi menggunakan kendaraan milik sendiri.

Evaluasi seperti ini menjadi semakin penting ketika kebutuhan distribusi perusahaan bersifat musiman atau berubah-ubah.

Misalnya, kebutuhan kendaraan meningkat ketika ada proyek, pembukaan cabang, event, periode promosi atau lonjakan permintaan pelanggan, tetapi kembali normal setelah periode tersebut selesai.

5. Pertimbangkan Rental untuk Kebutuhan yang Tidak Tetap

Untuk kebutuhan transportasi yang sifatnya sementara atau berubah-ubah, perusahaan tidak selalu harus menambah kendaraan sendiri.

Sistem rental dapat dipertimbangkan ketika perusahaan membutuhkan kendaraan untuk periode tertentu, proyek, tambahan distribusi atau saat kebutuhan operasional sedang meningkat.

Dengan pendekatan ini, perusahaan bisa menyesuaikan kendaraan dengan kebutuhan tanpa langsung menambah aset baru yang nantinya tetap membutuhkan pengelolaan.

Untuk kebutuhan distribusi barang misalnya, perusahaan dapat menyesuaikan jenis truk berdasarkan kapasitas muatan.

Harent saat ini menyediakan ketiga pilihan tersebut untuk kebutuhan trucking, sehingga kapasitas kendaraan dapat disesuaikan dengan jenis dan volume barang yang akan dibawa.

Namun, keputusan antara memiliki atau menggunakan kendaraan berdasarkan kebutuhan tetap harus disesuaikan dengan pola operasional masing-masing perusahaan.

Area Biaya Operasional yang Perlu Dievaluasi

Rental Kendaraan Bisa Jadi Alternatif untuk Kebutuhan Perusahaan

Harent menyediakan layanan rental kendaraan untuk kebutuhan bisnis dan perusahaan, termasuk kebutuhan distribusi menggunakan kendaraan niaga.

Untuk kebutuhan trucking, perusahaan dapat menyesuaikan jenis kendaraan dengan kapasitas barang yang akan dibawa.

Isuzu Traga Box dapat digunakan untuk kebutuhan distribusi ringan dan pengiriman barang harian.

Isuzu Elf Box CDE memiliki kapasitas lebih besar dan dapat dipertimbangkan untuk distribusi skala menengah.

Sedangkan untuk kebutuhan barang dengan volume lebih besar, tersedia Isuzu Elf Box CDD.

Kenapa Sistem Rental Bisa Dipertimbangkan?

Tujuan menggunakan rental bukan sekadar menghindari pembelian kendaraan.

Bagi perusahaan dengan kebutuhan yang berubah-ubah, sistem ini memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan jenis kendaraan dan periode penggunaan dengan aktivitas operasional.

Artinya, perusahaan bisa mempertimbangkan rental ketika:

• kebutuhan kendaraan hanya muncul pada periode tertentu,
• volume distribusi sedang meningkat,
• ada proyek sementara,
• membutuhkan kendaraan dengan kapasitas berbeda,
• atau belum ingin menambah armada sebagai aset perusahaan.

Pendekatan seperti ini dapat membantu perusahaan mengelola biaya operasional perusahaan berdasarkan kebutuhan aktual, bukan hanya berdasarkan jumlah kendaraan yang dimiliki.

Sesuaikan Kendaraan dengan Operasional, Bukan Sebaliknya

Setiap perusahaan memiliki pola operasional yang berbeda. Karena itu, tidak ada satu pilihan kendaraan yang cocok untuk seluruh kebutuhan.

Perusahaan dengan distribusi rutin setiap hari tentu memiliki pertimbangan berbeda dengan perusahaan yang hanya membutuhkan truk ketika ada proyek atau peningkatan permintaan.

Sebelum menentukan kendaraan, pertimbangkan:

berapa banyak barang yang dibawa, seberapa sering kendaraan digunakan, berapa lama kendaraan dibutuhkan, dan rute mana yang akan ditempuh.

Dengan informasi tersebut, jenis kendaraan dapat disesuaikan dengan kebutuhan sebenarnya sehingga perusahaan tidak menggunakan kapasitas terlalu kecil ataupun terlalu besar.

Butuh Kendaraan untuk Operasional Perusahaan?

Jika perusahaan membutuhkan kendaraan untuk distribusi, proyek, maupun kegiatan operasional lainnya, Harent dapat membantu menyesuaikan pilihan unit dengan kebutuhan penggunaan.

Konsultasikan kebutuhan kendaraan, kapasitas muatan, dan periode penggunaan dengan tim Harent untuk mendapatkan pilihan unit yang sesuai.

FAQ Biaya Operasional Perusahaan